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「もらった見積書の有効期限が切れたから、破棄して大丈夫？」
「ひとつの案件に見積書が大量にあってどれが最終版なのかわからない…」
こんなお悩みありませんか？
取引をはじめる際、最初にやりとりされる「見積書」。
契約が決まる前から必要になるため、請求書や納品書以上に取り扱うことが多い書類です。
ひとつの契約に対して何度も見積もりを出してもらうこともありますよね。
書類管理の煩雑さに頭を悩ませることも多いものです。
さらに、見積書には有効期限があります。
重要な情報が記載されていることも多く、あとから「もう一度確認したい」ということも多いでしょう。
また、見積書には有効期限とは別に保存期間があり、最長10年の保管が必要になります。
10年もの長期間、ミスなく、より快適に管理・保管するにはどうすればよいのでしょう？
その方法としておすすめなのが「電子化」です。
今回は、見積書のもつ意義とその保管方法についてお話していきます。
見積書とは
見積書とは、これから取引をする内容や金額、そして期限等が記載された書類で、受注先から提示されるものです。
発注者は提示された見積書を参考に受注先や商品やサービスの契約内容、金額等を検討し、正式な取引へとすすんでいきます。
見積書には主に以下の事項が記載されます。
- 題名
- 発行日
- 発行元
- 宛先
- 見積番号
- 見積金額
- 納入予定日
- 納入場所
- 有効期限
- 明細
- 合計金額
- 備考欄
きちんと見積書をもらうことで、受注者・発注者で契約前に共通した内容を確認できるため、トラブルを未然に防ぐ役割も。
また、受け取った見積書には「備考欄」や「ただし書き」が記載されていることがあります。
金額等だけでなく、こちらについてもきちんと確認することが重要です。
見積書の有効期限
受け取る見積書には有効期限が記載されています。
業種によって異なるものの、数週間～半年程度で設定されることが多いでしょう。
有効期限は、法律的には設定の義務はありません。
しかし、期限の記載がない場合は、提出から数年が経過しても提示された金額で契約ができてしまいます。
価格変動の激しくなった現在の経済状況を考えると、思いがけないトラブルが発生する可能性があるため、受け取った側もしっかりとチェックしましょう。
有効期限が設定される目的
見積書に有効期限が設定される理由は主に以下の二つです。
- 契約を促すため
- 商品・サービスの価格変動に備えるため
受注者としてはひとつでも多く、そして早く受注を決めたいものです。
期限が記載されていることにより、「この日までに決めなくては」という心理が働き発注者の決断を早めることが期待されます。
また、前項で少し触れましたが、価格変動に備えるということもひとつの大きな目的。
近年の経済状況では、原材料や人件費、輸送費等さまざまな面で価格の高騰や下落が懸念されます。
たった半年前であっても価格の変動する可能性があるため、有効期限が持つ意味はとても大きなものになるでしょう。
見積書の保管期間
見積書は、取引の証拠となる証憑書類に分類され、発行する側だけでなく、受け取った側にも一定期間保管する義務が発生します。
この保管期間は見積書に記載されている有効期限とは関係ないため、注意が必要です。
保管期間は法人、個人事業主（青色申告・白色申告）で異なります。
法人における見積書の保管期間は以下の通りです。
- 原則：7年間
- 例外（赤字決算の場合）：10年間
例外のように、平成30年4月1日以降に開始する事業年度で欠損金が発生した場合は、10年間保管する必要があります。
これは、欠損金の繰越期間が10年間であることに基づいています。
欠損金の繰越期間は税制改正により変更しており、改正前の平成20年4月1日～平成30年3月31日のうちに赤字が発生した事業年度がある場合は、9年間が保管となります。
書類の保管には手間がかかることが多く、あらゆる税制改正に対応していくのは困難です。
「赤字が出た事業年度から10年間保管」と覚えておく方がよいでしょう。
また、個人事業主における見積書の保管期間は以下の通りです。
- 原則：5年間
- 例外：7年間
個人事業主の保管期間は「 消費税の免税事業者」であるか、そうでないかで決まります。
消費税の免税事業者は、青色申告・白色申告に関わらず5年間となります。
前々年度の課税売上高が1,000万円を上回る場合は、つまり消費税が課税される事業者は7年間保管する必要があります。
記載された有効期限内に契約まで至らなかった見積書については、法律上、保管する必要はありません。
しかし、のちほど参考にするために社内資料として保存することが多いでしょう。
もらった見積書の管理方法
もらった見積書を保管する方法は大きく分けて次の二つです
- 紙ベース
- 電子化（スキャナ保存、データ保存）
それぞれに特性があります。
見積書の紙ベースでの管理
今まで主流であった「紙ベース」での見積書の保管となります。
取引先や年月ごとにわけてファイリングして管理をするというところが多いでしょう。
FAXや郵送で送られてきた見積書を保存しておくという方法がよくありますが、なかには電子メールで送られてきた見積書を印刷、保存とする会社も。
しかし、この方法は2023年12月31日をもって基本的に認められなくなります。
これは2022年1月1日施行の改正電子帳簿保存法によるものです。
したがって、データでもらったものはデータで保管する、という認識が重要になります。
また、紙ベースでの保管には以下のようなデメリットが懸念されます。
- 保存場所・スペースが必要
- 仕分け・ファイリングの手間
- あとから探すのが大変
- 物理的な経年劣化
最長10年間、取引先からもらったすべての見積書を紙で保管する場合は、そのスペースも相当なものになります。
もちろん、保存が必要なのは見積書だけではありません。
納品書、請求書等あらゆる帳票の保存が必要となります。
書類が山積みになっている場所は、紙のために家賃を払っている状態と言えるでしょう。
また、仕分けやファイリングも毎回行うのは手間になります。
きちんと管理をしているつもりでも書類が混ざってしまう等、あとから探すのも大変です。
さらに、物理的な経年劣化も避けられません。
紙やインクによっては判読が難しくなってしまうことも想定できます。
見積書を電子化して管理
電子化ではさらにふたつの方法に分けられます。
ひとつは「スキャナ保存」。
こちらは「紙ベース」で取引先から受け取った見積書をスキャナやスマホで撮影してデータ化するものです。
以前、スキャナ保存は税務署長の承認が必要でしたが、税制改正により令和4年1月1日から事前承認が不要となりました。
これにより、事業者の事務負担の軽減が期待されています。
もうひとつは「データ保存」。
取引先がデータで作成し、提出された見積書をデータで保管する方法です。
この方法は、電子帳簿保存法で定められている「義務」となります。
「義務」とはいえ、もらった見積書を保存しておくことは当然のことなので、そこまで深く考えなくても大丈夫でしょう。
その日に保存するのを忘れてしまっていても、電子メール等のデータであればしばらくの間は残っています。
思い出したときにすぐに保存できるところが電子化の良いところと言えます。
まとめ
今回は、見積書のもつ意義とその保管方法についてお伝えしました。
見積書は取引先から契約について最初にやりとりする書類になります。
ミスや漏れがなく、しっかりと保管しておくことが重要です。
最初から電子化された見積書であれば、保存も探すのもカンタンで、スペースも取りません。
手間を省くことやあらゆる面でのコストカット等、得られるメリットは実にさまざまです。
見積書等の書類の電子化は作業の効率をぐっと上げてくれます。
是非、一度ご検討ください。
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