契約書管理ツールとは?メリットや選ぶポイントもご紹介します!

あなたは今、契約書管理ツールを利用するか悩んでいませんか?本記事ではそんな方のために契約書管理ツールについて詳しく解説をしています。契約書管理ツールのメリットや選ぶ際のポイントもご紹介するので、契約書管理ツールついて知りたいという方は是非最後までお読みください。 目次 1 そもそも契約書管理ツールとは何か?1.1 契約書管理ツールの機能1.2 契約書管理ツールの種類2 契約書管理ツールの3つのメリット2.1 業務の効率化2.2 セキュリティ向上2.3 有効期限を知らせてくれる3 契約書管理ツールを選ぶ3つのポイント3.1 会社にあっているツールであるか3.2 セキュリティがしっかりしているか3.3 サポートが充実しているか4 まとめ:契約書管理ツールを見定めましょう そもそも契約書管理ツールとは何か? 契約書管理ツールとは、契約書の一元化管理を行い、契約書作成や進捗管理機能、検索機能、更新期限通知機能等を備えたシステムです。 ここでは、契約書管理ツールの機能と種類を説明していきます。 契約書管理ツールの機能 契約書管理ツールの機能をひとつずつ紹介していきます。 ・契約更新の管理 ひとつ目は契約更新や終了日の管理です。これは契約更新の時期になると、メールやアラートで知らせてくれるという機能です。 通知回数・条件・日時・通知先等も、カスタマイズが可能で、通知先に複数人設定できるため契約の期日や更新日を忘れてしまっていても問題なく対応することができます。 ・閲覧権限の管理 2つ目は、閲覧権限の管理です。契約書管理ツールでは社員個人や部署単位で、閲覧権限を管理することが可能です。契約書の閲覧・編集・決裁等、必要に応じて細かな権限設定ができるため、情報漏洩や文書改竄といったリスクなく契約書を安全に管理できます。 ・文書の検索 3つ目は文書の検索です。契約先や契約開始日、有効期限以外にも、複数単語や文字列によるキーワード登録が可能です。そして、その情報をもとに絞り込み検索が行えるため、業務に合わせて登録しておくことですぐに目的の契約書を開くことができます。 ・関連契約の確認 4つ目は関連契約の確認です。基本契約・個別契約・覚書等の関連性や契約締結過程を確認できます。契約書の作成・編集・承認等の過程や、作成者・編集者・修正日時等も確認できます。 ・紙媒体の契約書の電子化 5つ目は

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oneplus編集部

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