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店舗や工場、企業の資産を正確に把握するために、商品の在庫数を定期的に確認する棚卸業務は非常に重要です。ただ本来の業務もありますので、棚卸に必要な人員や作業時間はできるだけ少なくしたいと考えている企業も多いです。
しかし、従来ではアナログな手法の棚卸がほとんどで、棚卸業務では人が在庫を目視して棚卸表に記入をしています。そのためどうしても、在庫数を間違えたり、似ている商品を間違えてカウントする等正確な棚卸をすることは困難です。
ただ近年では大変な労力を必要とする棚卸の手法も進化し、システムとして自動化できたり効率化することが可能です。本記事では、棚卸の自動化についてや在庫管理を効率化する手法を徹底解説します。
棚卸を自動化・効率化するには
過去の棚卸作業は、人員が現状店舗や工場、企業にある商品の在庫数を目視で確認していく業務でした。そのため本来の業務とは別に、多くの作業人員や時間が必要になり、正確な棚卸をすることが難しい状況が多くありました。
棚卸は棚卸業務をすることで棚卸資産を正確に把握することができますし、経営を安定させるための重要な判断基準のため、無くすことはできません。しかし効率の悪さから頭を抱える企業が多く、悩ましい業務でした。
しかし近年では、棚卸業務も進化しており人員を最小限にしシステム等機械を活用することで、自動化や効率化を実現できる状況です。
ここからは、より具体的に大変な棚卸業務を自動化するための方法を4つ解説していきます。是非自社の現状に合う自動化やできる方法を導入して、棚卸の効率化を実現してください。
在庫管理システムを利用する
在庫管理システムとは、棚卸や受発注業務、入出庫の管理をして、自社の状況に合う正確な適正在庫を導いてくれるシステムのことです。在庫管理や棚卸を自動化や効率化できますので、導入する企業も年々増加しています。
自動化や効率化することで作業時間が短縮でき、本来の業務に集中できる環境を作り出すことが可能です。また従来のアナログ作業のときの人為的な数字のミスが、在庫管理システムを利用することで減少したり、完全にミスがないケースもあります。
ほかにも在庫管理システムを導入するメリットには、無駄な余剰在庫を減少させることで自社のキャッシュフロー改善にも繋がり、経営の安定化を図れます。
一方でデメリットは、在庫管理システムの初期に必要な導入費用や在庫管理システムを操作する担当人員が必要なこと。ほかにも多くのシステムがありますので、自社に合う最適な在庫管理システムを選ぶのが難しいことです。
在庫管理アプリで効率化する
在庫管理アプリとは、スマートフォンやタブレットを使用して、店舗や工場、企業に有する商品の棚卸や在庫管理ができるアプリのことです。店舗や会社、事務所からだけでなく簡単に持ち運びできますので、場所や時間に関係なく棚卸や在庫管理をすることができます。
棚卸や在庫管理する方法は、商品の在庫をスマートフォンやタブレットに搭載されているカメラやQRコードバーコードスキャンをすることで、離れていても在庫データを管理する事が可能になり業務を効率化できます。
デメリットは、把握できる商品数が少ないことや、スマートフォンやタブレットの持ち出しをしたときに紛失することで商品の在庫情報が漏洩する可能性がある点です。
カメラシステムを導入する
カメラシステムとは、物流倉庫や店舗、工場にある商品を撮影して録画した映像データをインターネット上のクラウドで保管して在庫管理するシステムです。確認したい商品在庫の場所が離れていても、棚卸や在庫管理ができるところがカメラシステムを導入するメリットになります。
逆に導入するデメリットは、カメラシステムの撮影範囲が決められているために工場や倉庫が広いケースには向かないことです。またシステムで使用するカメラ台数が増加することで、多くのコストが必要になるのもデメリットと考えられます。
AI導入で効率化する
AIは、人間だと不可能な大容量のデータを計算や分析できるシステムで、人間同様にパターンや知識を勉強することで棚卸や在庫管理業務の効率化が可能です。そのためAIを導入することで、AIが棚卸や在庫管理のデータを学習して自社に最適な在庫数を教えてくれます。
AI導入のデメリットについては、インターネット上のセキュリティが弱いと情報漏洩のリスクや、AIシステム導入時の初期コストやランニングコストが必要になる点です。
棚卸する場合に注意すること
棚卸作業が従来のアナログな手法になりますと、人が必要なのでどうしても少なからずミスは発生します。人間が作業することですので、本来の業務で疲労していたり集中力が途切れると、棚卸商品在庫の数え忘れや類似商品を見間違えたりするケースがあります。
ほかにも注意したいところは、目視して在庫数を棚卸表に正確に書き写しても、いざ数量データをエクセルに入力する段階で、打ち込みする数字を間違えて入力してしまうケースです。入力ミスした段階で棚卸資産の正確性は、そこですべて失われることになります。
また自社では人員不足で棚卸作業ができないときに、外注でハンディターミナルを使用して店舗や工場の在庫を棚卸してくれる会社がありますが、すべての商品がタグ付けされていないケースや外注する人員が疲れや集中力を欠いて、タグの読み取り忘れするケースもあります。
また外注費用も必要にはなりますので、近年では棚卸を自動化や効率化するシステムを導入している企業が年々増加している傾向が見受けられる状況です。
棚卸資産の概要と評価方法について
ここでは参考までに棚卸資産について解説します。
棚卸資産とは、店舗や工場、企業にある商品在庫や事務用品、消耗品等の総称になります。棚卸資産は安定した企業経営をする上で、重要な判断をする指標にもなります。そのため定期的な棚卸作業と適切な在庫管理は非常に重要です。
棚卸評価方法には、原価法と低価法の2つがあります。それぞれ店舗や企業等に現状資産価値がどのくらいあるのかを計算する手法です。
原価法には6種類の計算方法が存在し、売価還元法・移動平均法・最終仕入原価法・個別法・総平均法・先入先出し法があります。通常は、棚卸資産の計算にどの評価方法を使用するのかを税務署に届けないといけないです。ただ届出をしないときには、最終仕入原価法で棚卸資産を計算することになります。
また棚卸と棚卸資産の評価により売上原価が決まります。企業経営では、同じ商品を同じ金額で販売した場合であれば売上原価が低いと利益が高くなり、売上原価が高くなれば利益が低くなる関係性です。
まとめ：棚卸の自動化・効率化には会計・財務システムがおすすめ
ここまで、棚卸の自動化や効率化の方法を解説してきました。棚卸は、売上原価を決めるための重要な業務です。ただ従来のアナログな方法は、どうしても人の作業になりますので、在庫の確認ミスや計算ミスがあり正確性に欠けるところがあります。
また、棚卸には多くの人件費や作業時間が必要になります。そのため、企業のなかには人手不足等様々な問題から正確な棚卸作業ができないところも存在します。そのため棚卸もアナログな方法から自動化へ変化してきています。
また近年では、業務コストの削減や経営のキャッシュフローを最大化するサポートが期待できるOneplat等の企業もあります。多くの納品書や請求書を取りまとめてくれるサービスや会計システムへのデータ入力も自動化でき、本来の業務に集中できる環境が作れますので是非検討してみましょう。
