経費と費用の違い・経費にできる費用を判断する基準も解説

この記事では、企業会計に関わる人にとって大切な「経費」と「費用」の違いについてお伝えします。

経費にできる費用の紹介から経費計上できるかどうかの判断基準まで、経費に関連した様々な内容に触れていますので、是非参考にしてください。

経費と費用の違いとは何か？

経費と費用の違い：費用のうち「事業のための費用」を経費という

費用は、企業の活動において支払われるコストを指します。税金の支払い等、直接的に事業と関わりがないものも費用です。

この費用のうち「事業のために支出した費用」を経費と言います。経費とは経常費用の略で、売上に結びつく費用であるかどうかが判断の目安です。

売上との繋がりを明らかにできれば、支払先や金額の大小にかかわらず、経費とすることができます。

経費になるかどうかを正しく判別できるようになりましょう。

「経費で落とす」とはどういう意味なのか？

事業のために支出した費用を、その当該事業の経費に加えることを「経費で落とす」と言います。

一例として、取引先の人と飲食店で食事をしながら仕事の話をした場合は、この飲食代を経費で落とすことができます。しかし、仕事中でも一人だけで食事をした場合の飲食代は、基本的に経費にできません。はっきりとした基準はありませんので、経費の計上は常識の範囲内で行いましょう。

さらに、経費として処理するためには、領収書やレシート等の保管が必要となり事務負担が発生します。

経費にできる費用の例を紹介

経費にできる費用：人件費

企業によって人が雇用されることで発生する費用を「人件費」と言います。

各種手当を含んだ給与や賞与のように、雇用契約を基に役務の対価として支払われるものです。

ほかに、役員報酬や退職金、福利厚生費、法定福利費等、人を雇うことによって発生する費用も人件費に含まれます。

経費にできる費用：消耗品費

10万円未満の物品を購入した場合の費用は、「消耗品費」となります。このため事務用品等だけでなく、取得価額が10万円未満であれば消耗品費として経費とすることが可能です。

キャビネットやパソコン等のような有形固定資産にあたるものからソフトウエア等の無形固定資産にあたるものまで、10万円未満であれば消耗品費として計上できます。

さらに、使用可能な期間が1年未満の場合は、10万円以上の物品であっても、経費に該当します。

経費にできる費用：新聞図書費

事業に活用するために書籍や雑誌を購入した場合は、「新聞図書費」として経費にすることが可能です。

会員制の情報サイトや有料メールマガジンの料金も新聞図書費に含まれます。

企業にとって、情報収集や同業他社の動向の把握は欠かせません。したがって、事業に無関係と思われる書籍等でも、必要な情報を得られた部分があれば経費計上できます。

経費にできる費用：旅費交通費

「旅費交通費」とは、業務内で電車、バス、タクシーを使用した交通費や、出張等で使用した新幹線、飛行機や宿泊費等を指します。

ほかに出張手当やレンタカー代、駐車場代等も旅費交通費です。

また、交通系ICカードの利用履歴を基に経費計上する場合は、私的利用分が紛れないように区別するよう注意しましょう。

経費にできる費用：通信費

「通信費」とするものは、固定電話や携帯電話の通話料および通信料、インターネットの回線使用料等です。切手代やはがき代、書留料金や速達料金を含む郵送料も通信費に含まれます。

しかし、私製はがき（切手のないはがき）や便箋は消耗品費、取引先へ送ったお祝いやお悔やみの電報は交際費となります。通信費としないように留意しましょう。

経費にできる費用：水道光熱費

「水道光熱費」は、水道、電気、ガスの利用料金および灯油代等を計上する際に使用する費目です。

自宅が事務所を兼ねている場合は、事業にかかった部分のみを経費として計上します。事業にかかった部分を区別するのは、以下の2つの方法です。

• 「使用面積比」で区別する方法：自宅全体の面積に対する仕事場の面積比で按分計算する
• 「使用時間割合」で区別する方法：業務時間を24時間で割った割合で按分計算する

経費にできる費用：法定福利費

「法定福利費」とは、事業者負担分の社会保険料等のことで、具体的には以下の通りです。

• 事業者と従業員が半分ずつ負担する労使折半のもの：健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料
• 業種により負担割合が異なるもの：雇用保険料
• 事業者が全額負担するもの：子ども・子育て拠出金、労災保険料

個人事業主は、基本的に国民年金と国民健康保険に加入することになります。これらは社会保険と違い、経費として計上することはできません。

しかし個人事業主であっても、従業員数が5名以上の場合は原則として社会保険への加入が義務づけられています。

経費にできる費用：支払手数料

「支払手数料」は、事業の種類や業態によってあらゆる内容の費用があります。

以下は、支払手数料に該当する例です。

• 金融機関で振込みを行う際の振込手数料
• 不動産会社へ支払う仲介手数料
• カード決済された売上金を受け取る際のクレジットカード決済手数料
• 税理士、行政書士およびコンサルタント等に支払う報酬や相談料

ほかの勘定科目に属さない経費として利用される「雑費」と混同されることもありますが、継続して発生する内容のものでしたら支払手数料として計上しましょう。

経費にできる費用：保険料

役員や従業員を被保険者とする生命保険料や損害保険料（掛金）を「保険料」として費用計上します。「支払保険料」として処理する場合もあるでしょう。

損害保険料（掛金）には、火災保険料および地震保険料、自動車保険料、盗難保険料等が含まれます。

事業所が自宅兼事務所である場合は、水道光熱費と同様に事業にかかった部分のみを按分計算して経費計上しましょう。

経費にできる費用：租税公課

「租税公課」として経費にすることができるのは、収入印紙代、事業税や固定資産税、自動車税、不動産取得税等です。

特に、収入印紙は切手と一緒に購入した場合に、通信費としてまとめて計上してしまいがちですので間違えないよう注意しましょう。

また、延滞税や加算税等および交通違反金はペナルティとして支払うものですので、経費とすることはできません。

経費にできる費用：修繕費

「修繕費」とは、機械装置や建物等の固定資産を修理する際に発生した費用を言います。

修繕費は収益的支出と資本的支出に分けられるため注意しなくてはいけません。

修理により原状回復や機能が維持できる場合は、収益的支出とされ経費にできます。

一方、修理によって耐用年数が延びたり、性能がアップしたりした場合は、資本的支出となります。資本的支出は、全額をその年度の経費とせず、資産計上して複数年度にわたり減価償却で費用化します。

経費にできる費用：外注工賃

「外注工賃」とは、外部の業者に発注した際に支払う下請け工賃、加工賃、手間賃等を指します。

外注工賃に該当する具体例は、以下の通りです。

• 名刺や会社用封筒、会社のロゴ等のデザイン
• ホームページの作成や運営
• 製品や商品のネーミング
• 事務所の清掃や電気工事の依頼
• 営業活動や事務業務の代行

税理士、社会保険労務士、弁護士等への報酬は、外注工賃ではなく、「支払手数料」や「支払報酬」の勘定科目を使用します。

経費にできる費用：研究開発費

新しい製品やサービスの計画や開発、既存の製品等の大規模な改良に向けた調査等の活動に要した人件費、原材料費、設備費等が「研究開発費」となります。

既存の製品について、修理や仕様変更しただけでは著しい改良にはあたらないため、研究開発費には該当しません。

そして、研究開発費に該当する部分のソフトウエア制作費も、研究開発費で処理が可能です。

経費にできる費用：荷造運賃

「荷造運賃」とは、製品や商品を発送する際の運送費や運搬費、梱包資材の費用のことを指します。

このとき、誤って通信費としてしまう場合があるので気を付けましょう。

宅配便でカタログ等を送ったり、郵便で請求書等の書類を送ったりする場合は通信費ですが、製品や商品を発送する場合は荷造運賃となります。したがって、製品や商品の発送費用は荷造運賃とし、その他の発送費用は通信費です。

経費にできない費用の例を紹介

経費計上できない費用：未使用で在庫としてある事務用品

事務用品を大量に購入し、未使用分を含めたすべてを経費とすることは認められていません。これが許されると、利益操作が容易になってしまうからです。

未使用の在庫がある場合は、基本的に資産科目の貯蔵品に振替えます。このため、年度末に棚卸を行い、未使用分の把握が必要です。

経費計上できない費用：仕入をして未契約の在庫

仕入をした後に売れずに残っている在庫を経費に含めることはできません。売上は基本的に実現主義のため、収益に対応する費用は契約時ではなく、売上が実現した時点で費用計上します。つまり、在庫から売れた分のみ、仕入として経費計上することができます。

また、仕入に係る費用は経費とすることができますが、売れずに残っている在庫の仕入にかかる費用は経費になりません。

経費計上できない費用：法人税・法人住民税

法人税および法人住民税も経費とすることができません。これらの税金の納付は法人に課された義務であり、事業のための支出ではないからです。

個人事業主の場合も同様に、所得税や住民税を納付することは義務になります。よって、事業のための支出として経費計上することはできません。

経費計上できない費用：事業と関わりのない費用

私的な支出を経費に含めないように注意しましょう。私生活のための日用品、趣味に関する物品購入等は、当然ながら経費になりません。事業のために支出した費用にあたるかどうかで区別しましょう。

制服（ユニフォーム）は経費として認められますが、仕事で着用するスーツやネクタイは、私的な流用ができるという観点から経費計上できません。

経費計上できるか否かの判断の基準3つ

事業運営に関する支出であると客観的に証明できる書類の存在

友人との食事代は経費になりませんが、取引先との食事代は経費とすることができます。しかし、事業のために支出したものだと客観的に証明できないと、税務署から否認されるかもしれません。事業運営のために必要な支出だと証明できる書類を残しておく必要があります。

事業のための支出であっても、領収書やレシート、出金伝票による記録が残っていなければ、経費にできません。

支出額が一般的な常識の範囲内であること

一般的な常識の範囲を超えた金額の経費は通常認められません。適切な金額であることが大前提ですので、通常の数十倍もの食事代や旅行費用等は税務署から否認される可能性があります。

収入と支出のバランスを考えて適切な金額で経費計上しましょう。

会計期間の費用であること

収益と費用は発生した会計期間に正しく割り当てられるようにするという費用収益対応の原則があります。これにより、費用と収益の計上時期を会社の都合で変えることはできません。例えば、当期は利益が大きく出そうだから翌期分の費用を前倒しして当期の費用とするという処理は認められません。

事業のために支出した費用であったとしても、費用収益対応の原則に則していなければ、その費用は当期の費用にできません。

経費計上できるか判断の難しい費用の例

1. 「福利厚生費」は、支出目的の曖昧さや高額過ぎることが原因で、事業のための支出であると認められない可能性があります。
2. 「交際費」は、社外の人との飲食代や、贈答品代を指します。原則損金不算入ですが、個人事業主や資本金の額によって変わります。
3. 飲食代は参加者一人当たり5,000円以下であれば、会議費等の別科目で費用計上することが望ましいです。
4. 備品等を購入した場合は、使用可能期間が1年未満または取得価額が10万円未満であれば、消耗品費として経費計上できます。

税務調査で経費ではないとされた場合のペナルティ

税務調査で経費ではないとみなされた場合のペナルティは、以下の通りです。

• 過少申告加算税：過少申告加算税とは、提出した申告書の申告納税額が本来納めるべき税額より少ない額であった場合に課される加算税のこと。
• 無申告加算税：無申告加算税とは、申告期限までに申告書を提出しなかった場合に課される加算税のこと。
• 不納付加算税：不納付加算税とは、源泉徴収等による国税が法定の納付期限までにすべて納付されなかった場合に課される加算税のこと。
• 重加算税：重加算税とは、意図的に本来納めるべき税額より少ない額を申告する等、仮装隠蔽行為があった場合に課される加算税のこと。

判断に迷ったら税務署や自社に関わる税理士に相談しよう

正しい会計処理を行わないと、前項のようなペナルティを課されてしまう恐れがあります。このような事態を回避するためにも、判断に迷う場合は税務署や税理士のような専門家を頼りましょう。

税務署へ相談するメリットは、電話または対面で無料相談できる点です。対面での相談はコロナ禍の影響で休止している可能性があります。事前の確認と予約を忘れないようにしてください。

税理士への相談は有料ではありますが、専門的な知識に基づいて相談に乗ってくれます。顧問契約を結べば申告書の作成や税務調査の対応等を請け負ってくれるでしょう。

【まとめ】経費にできる費用を自動仕訳するなら「oneplat」がおすすめ

これまでお伝えした内容を基に、経費計上できる費用の区別ができるようになったかと思います。

経費にできる費用がはっきりすると、それぞれの請求書をはじめ、領収書やレシート等を見ながら仕訳入力していくことになります。経費計上するものが多ければ多いほど、仕訳作業の時間がかかり負担になるでしょう。

そこでご紹介したいのが自動仕訳も可能な「oneplat」です。

「oneplat」を導入すれば、請求書等をペーパーレスで一元管理できます。会計システムや販売管理システムと連携すれば、仕訳が自動入力されるので便利です。

書類保管による事務負担も軽減できるため、是非「oneplat」の導入をご検討ください。