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インボイス制度の施行により、請求書に記載された「適格請求書発行事業者の登録番号」を確認するという作業が新たに加わりました。
特に、取引先が多い企業では、担当者の業務負担が大きくなっているのではないでしょうか。
本記事では、登録番号を正確に確認する方法と、そこに潜む課題を解説します。さらに、請求書・納品書を効率化できるサービス「oneplat（ワンプラット）」もあわせてご紹介。インボイス制度に対応しながら、経理の負担を減らしたいとお考えの方は、是非最後までご覧ください。
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インボイス制度施行で「登録番号」確認が必要に
2023年10月1日、インボイス制度（適格請求書等保存方式）がスタートしました。
「適格請求書発行事業者」として登録した事業者に固有の登録番号が付与され、インボイス（適格請求書）にはその番号を記載することが義務付けられています。
登録番号に誤りがあるインボイスは、原則として再発行が必要なため、発行側だけでなく受け取る側も「番号が正しいか」を確認する必要があります。
また、既存の取引先だけでなく、取引開始前に仕入先候補が適格請求書発行事業者かどうかを調べるケースも増えたのではないでしょうか。
こうした背景から、登録番号の確認は経理業務の中で避けて通れないものとなり、日々の業務効率を低下させる要因となっています。
インボイス登録番号の正しい検索方法
登録番号を確認する手段として、取引先に直接問い合わせる方法もありますが、口頭やメールでのやり取りは手間がかかるうえ、数字の聞き間違いや入力ミスが起きやすいというリスクも伴います。
トラブルを防ぐためには、「適格請求書発行事業者公表サイト」を利用すると確実性が高くおすすめです。
以下に、適格請求書発行事業者公表サイトの使い方をまとめましたので、ご参考ください。
国税庁「適格請求書発行事業者公表サイト」とは
登録番号を確認する方法として一番確実なのが、国税庁が提供する「適格請求書発行事業者公表サイト」です。
このサイトでは、請求書に記載された登録番号が正しいかどうか、登録が取り消されていないかなどを簡単に調べることができます。
政府が運営している情報源なので、掲載内容の正確性・信頼性は非常に高く、安心して利用できる点も大きなメリットです。
サイトの検索機能を使う方法
まず基本となるのが「適格請求書発行事業者公表サイト」の検索機能を使うやり方です。
トップページを少しスクロールすると「登録番号を検索する」という欄が表示されます。ここに、調べたい登録番号のうち「T」を除いた13桁の数字を入力します。
※引用：国税庁「インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイト」
複数の番号をまとめて調べたい場合は、「登録番号でまとめて検索する」をクリックすれば、入力欄を追加できます。「検索」ボタンをクリックすると事業者名が表示され、さらに「詳細等」リンクから登録年月日なども確認できます。
入力した番号がヒットしない場合は「検索対象の登録番号は存在しません。内容をお確かめのうえ、入力してください。」というエラーメッセージが表示されます。
※引用：国税庁「インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイト」
入力した登録番号の情報が存在していれば、対応する氏名または名称が表示されます。「詳細情報等」欄の「詳細等」のリンクを押すと、画面が遷移し「公式情報詳細」を確認することができます。
※引用：国税庁「インボイス制度 適格請求書発行事業者公表サイト」
公式情報をダウンロードする方法
取引先が多い場合は、1件ずつ検索するのは非常に手間がかかります。そんなときに便利なのが、適格請求書発行事業者公表サイトから全登録事業者の情報を一括でダウンロードする方法です。
データは毎月月初に更新されており、前月末時点での最新情報が反映されています。手順は以下のとおりです。
- サイト上部のタブから「ダウンロード・Web-API」をクリックする
- 「全件データのダウンロード」を選択する
- CSV、XML、JSON形式のいずれかを選んでファイルをダウンロード
- ダウンロードしたファイルを開き、会社名や登録番号で検索する
会社名から法人番号・登録番号を調べる方法
法人が適格請求書発行事業者として登録された場合は登録番号に「法人番号」が使われます。つまり、会社名から法人番号を調べれば、登録番号の確認にもつながるというわけです。
法人番号を調べるには、国税庁の「法人番号公表サイト」にアクセスします。
※適格請求書発行事業者公表サイトのトップページにも「法人番号を検索したい場合はこちら」というリンクがあります。
- 法人番号公表サイトの「商号又は名称」欄に会社名を入力する
- 「読み仮名検索（カタカナ）」「入力した文字そのままで検索」「英語表記で検索」から検索方法を選ぶ
- 検索ボタンをクリックする
- 結果一覧から、法人名とともに法人番号（＝登録番号）を確認する
なお、法人番号がわかったとしても、それが現在も有効な登録番号であるかどうかはまた別の話です。念のため、取得した番号を適格請求書発行事業者公表サイトで再確認することをおすすめします。
検索結果で確認すべき情報
適格請求書発行事業者公表サイトで登録番号を検索すると、一覧で「氏名又は名称」が表示されます。しかし、事業者名だけを見て判断するのではなく、必ず「詳細等」のリンクをクリックしましょう。
詳細ページでチェックすべきポイントは以下の3つです。
- 事業者名（氏名又は名称）
- 登録番号
- 登録年月日
これらの情報が、請求書に記載された内容と一致しているかを必ず照合してください。一致していない場合は、記載ミスの可能性も考えられます。
手作業での検索・確認における課題
適格請求書発行事業者公表サイトを使って登録番号を確認する方法は、情報の正確性という点では非常に信頼できます。
ただし、この方法は基本的に手作業で進める必要があり、いくつかの課題が発生します。
時間がかかり業務効率が低下する
登録番号の確認は、1件ずつ番号を入力し、検索結果を確認して請求書と照らし合わせるという作業の繰り返しです。手順はシンプルでも、毎月複数の取引先についてこの作業を行うとなると、思った以上に時間がかかります。
ほかの業務に使える時間が圧迫され、経理全体の効率が落ちてしまう要因になるでしょう。
ヒューマンエラーのリスク
手動で登録番号を確認していると、どうしても入力ミスや見間違いが起こりやすくなります。
もし請求書に記載された番号の誤りに気づかないまま処理を進めてしまうと、仕入税額控除を受けられない恐れもあります。
経理業務の属人化
登録番号の確認作業は複雑な業務ではありませんが、毎回同じ担当者が対応することが多いのではないでしょうか。
特定の人に確認作業が集中すると負担が偏るだけでなく、急な休みや異動があった際にスムーズな引き継ぎができず、業務全体が滞るリスクも高まります。
インボイス制度に対応！納品書・請求書電子化サービス「oneplat（ワンプラット）」
適格請求書発行事業者の登録番号を毎回手作業で検索・確認していると、経理担当者の負担は想像以上に大きくなります。
そこで注目したいのが、納品書・請求書の受領業務を効率化できる「oneplat（ワンプラット）」というサービスです。
インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しており、正確性を保ちながら日々の経理業務を大幅に効率化できます。
ここからは、oneplatの特徴をご紹介します。
「oneplat」とは？
oneplatは、納品書や請求書をデータとして受け取れるクラウドサービスです。
紙のやり取りがなくなることでファイリング作業も不要になり、受領から保存・管理までを一元化。必要な情報を探すのも容易になり、業務の効率が大幅に向上します。
電子請求書に対応したサービスはほかにもありますが、oneplatはその中でも特にユーザーからの評価が高く、株式会社ジーユーエヌが実施した「18の請求書受領ツールに関する利用満足度調査」では総合1位を獲得しています。
納品書・請求書の電子化を検討している企業は、是非ご検討ください。
「oneplat」の特徴
oneplatは請求書や納品書をただ電子化するだけでなく、経理業務をサポートする機能が充実しています。
以下に、oneplatの主な特徴をご紹介します。
インボイス制度、電子帳簿保存法に対応済み
oneplatはインボイス制度や電子帳簿保存法に完全対応しており、取引先から受け取った納品書や請求書をデータのまま保存できます。
これにより、紙の原本をファイリング・保管する必要がなくなり、経理業務の手間を大きく軽減。法律順守と業務効率化を同時に実現することができます。
様々な会計システム・販売管理システムと連携可能
oneplatは納品データを販売管理システムと連携できるため、商品名の入力やコードの手動登録といった作業が不要になります。
請求データについても会計システムと連携可能で、仕訳作業の手入力によるミスを防ぎながら処理時間の短縮にもつながります。
初期費用0円、月額33,000円
「電子化には高額な費用がかかる」とためらっている方も多いかもしれませんが、oneplatは初期費用0円、月額33,000円（税込）で利用することができます。
取引件数が増えても追加料金が発生することはありませんので、長期的な視点でも安心してご利用いただくことが出来ます。
導入から運用開始後でも安心の無償サポート
紙からデジタルへの移行に興味はあっても、「使いこなせるか不安」「取引先に説明できるか心配」と感じて導入に踏み切れないケースもあるでしょう。
oneplatでは専門スタッフによる無償サポートが用意されており、画面を共有しながら操作を案内することも可能です。
さらに、取引先にoneplatを案内する際もスタッフが代わりに説明してくれるため、自社の手間を最小限に抑えて運用を始められます。
まとめ
インボイス制度の施行により、適格請求書発行事業者の登録番号を確認する業務が新たに発生し、経理担当者の負担が増しています。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、入力ミスや属人化といったリスクも避けられません。
課題を解消する手段としておすすめなのが、請求書や納品書をデータで受け取れるサービス「oneplat（ワンプラット）」です。
インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しているのはもちろん、既存の会計・販売管理システムと連携できるため、日々の経理業務を効率化できます。
さらに、導入から運用までを支える手厚い無償サポートがあるため、電子化が初めての企業でもスムーズに移行可能です。
制度対応と業務改善を両立するために、是非oneplatをご検討ください。
