請求書控えの保存義務とは?保存期間や保存方法、注意点などを解説

企業の取引において発行される請求書。取引数が多くなれば請求書の発行枚数も増え、管理が難しくなります。また、令和5年10月1日から導入されたインボイス制度によって、請求書控えの保存義務が発生するため、より管理が複雑になっていくでしょう。 本記事では、請求書や控えの保存義務、期間、方法、保存における注意点などについて解説していきます。 目次 1 請求書の控えの管理とは?1.1 ①他社で発行された請求書1.2 ②自社で発行した請求書2 請求書の保存義務や期間は?2.1 ①法人の場合2.2 ②個人事業主の場合2.3 ③インボイス制度の場合3 請求書控えの保存方法3.1 ①紙で保存3.2 ②データで保存(電子化)4 請求書控えの管理で注意が必要な点4.1 ①請求書番号を利用して管理する4.2 ②感熱紙の保存方法に注意5 請求書の管理に便利なシステム6 納品書・請求書を電子化するなら「oneplat(ワンプラット)」6.1 低コストでペーパーレスを実現6.2 請求書をワンクリックで作成可能6.3 インボイス制度・電子帳簿保存法に対応7 まとめ:請求書控えの保存期間や方法を把握して適切に管理しましょう 請求書の控えの管理とは? 管理・保存の観点で見たとき請求書は、 ・他社で発行された請求書の原本 ・自社で発行した請求書の控え の2種類に区別できます。 どちらも税務関係に必要な書類ですので、適切に管理することが大切です。それでは、それぞれの管理方法について見ていきましょう。 ①他社で発行された請求書 自社がサービスや品物を発注して納品された後、納品した側から請求書が送付されます。これにより、自社の支払いが発生します。この、他社から自社へ送付される請求書は原本書類です。 この場合は原則、原本ではなくコピーの保存は不可になります。コピーのみでは税務調査時に改ざんを疑われる恐れがあるからです。また、原本とコピーの両方が存在してしまうことで書類の重複を招き、適切な管理が難しくなってしまいます。そのため、送付された請求書は原本で保管しましょう。 ②自社で発行した請求書 他社からサービスや品物の発注を受けて納品した後、自社で請求書を発行して発注した側に送付する必要があります。これにより、他社から売掛債権を回収します。この、自社から他社へ送付した請求書の控えは入金済・入金前で区別しておくと良いで

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oneplus編集部

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