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受け取る納品書や請求書の電子化を検討しているものの、「具体的にどのような効果があるのか」「どのサービスを選べばいいのか」とお悩みの経営者様、経理ご担当者様は多いのではないでしょうか。
本記事では、実際に受け取る納品書・請求書の電子化サービス「oneplat（ワンプラット）」を導入した事例をご紹介します。各企業の課題や導入後の効果を解説しますので、参考にしていただければ幸いです。
受け取る納品書・請求書の電子化とは？
納品書や請求書の電子化とは、紙ベースで運用している納品書や請求書のやり取りをデジタル形式に移行することです。これにより、管理や入力の手間が省け、経理や現場での作業時間を大幅に削減できます。
さらに、電子化された納品書や請求書はリモート操作が可能となり、自宅や出張先からでも確認や承認が行える便利さがあります。
データとして納品書・請求書を受け取ることで、販売管理システムや会計システム等の様々なシステムともスムーズに連携可能です。例えば、納品データを販売管理システムと連携させることで、商品名の入力やコードの紐づけ作業が不要になります。このように、納品書・請求書の電子化は業務効率を大幅に向上させる有力な手段です。
【関連記事】納品書の電子化とは？電子化のメリットと注意点、システムの選び方も解説
受け取る納品書・請求書の電子化サービスを導入するメリット
納品書や請求書の電子化サービスは「発行側が使うもの」という印象を持たれがちですが、実は受領側にとっても大きな利点があります。
- 業務効率化
- コスト削減
- ヒューマンエラー防止
- 法改正対応（電子帳簿保存法・インボイス制度など）
- リモートワーク対応
ひとつずつ説明していきます。
業務効率化
納品書や請求書が紙で届く場合には、開封・内容確認・承認・ファイリングといった手作業が発生します。1件あたりの処理は短時間でも、取引先が多ければ毎月繰り返すうちに膨大な時間を奪われるでしょう。
電子化サービスを導入すれば、紙ならではの手作業を大幅に削減できます。例えば、請求書をシステム上で一元管理できるため、取引先ごとに分類・整理する必要はありません。過去の請求書を探す場合も、紙のファイルをめくって数時間かかる作業が、検索機能を使えば数秒で完了します。結果として、担当者はより付加価値の高い業務に時間を振り分けられるようになります。
コスト削減
納品書や請求書といった書類は、法律上7年間の保管義務があります。そのため、キャビネットや倉庫といった物理的な保管スペースを確保しなければなりません。社内に十分なスペースがない企業ではトランクルームや文書保管サービスを利用し、費用がかさんでしまうでしょう。
しかし、法律に準拠した電子化サービスを利用すれば、紙原本を残す必要がなくなります。倉庫費用や外部サービスの利用料を大幅に削減できるだけでなく、オフィス内のキャビネットも縮小可能です。
結果として、限られたオフィススペースを有効に活用でき、事務所の規模そのものを見直すことも可能になります。
ヒューマンエラー防止
納品書や請求書の処理でミスが起きると、取引先からの信頼を損ねかねません。
例えば、受け取った請求書を仕分け時に別の取引先のものと混同してしまったり、入力作業の際に金額や日付を誤って記録してしまったりするケースです。従来の紙運用では手作業が多いため、ヒューマンエラーを完全に防ぐことは難しいのが実情です。
その点、電子化サービスを導入すれば、請求書データを自動で取り込み、取引先や金額の情報を正確に管理できます。さらに、アラート機能を活用すれば、支払い期限を過ぎるリスクも大幅に減らせます。
法改正対応
近年は電子帳簿保存法やインボイス制度の施行により、企業における帳票の電子化が急速に進んでいます。
電子帳簿保存法では、
- スキャン保存
- 電子取引
- 電子帳簿保存
という3つの区分が定められており、それぞれに細かな保存要件があります。例えばスキャン保存の場合は、紙で受け取った納品書や請求書をスキャナーで読み取り、要件に従ったファイル名やタイムスタンプを付与しなければなりません。
自社で徹底するのは大きな負担ですが、保存要件に準拠した電子化サービスを導入すれば、複雑な作業をシステムに任せながら法律に沿った対応が可能となります。
リモートワーク対応
コロナ禍を契機にリモートワークが普及しましたが、紙の納品書や請求書を扱っていると、確認や承認のために出社せざるを得ませんでした。
電子化サービスを導入すれば、インターネット環境さえあればどこからでも処理が可能です。在宅勤務やサテライトオフィスでも支払い業務が止まらず、従業員が働きやすい環境づくりにもつながります。
【関連記事】経理業務のテレワークは難しい？ 導入するメリットや方法とは
受け取る納品書・請求書の電子化サービスの種類
納品書や請求書の電子化サービスは、大きく3つのタイプに分けられます。
- 受取からデータ化まで代行するタイプ
- データ化のみをサポートするタイプ
- 取引先に登録してもらうタイプ
それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の規模や取引先の状況に応じて選ぶことが大切です。以下で詳しく説明します。
受取からデータ化まで代行するタイプ
請求書を自社が直接受け取るのではなく、サービス提供者が設ける専用の窓口（メールアドレスやポータルサイト、スキャンセンターなど）に送ってもらいます。サービス側が受領からデータ化までを一括して行い、企業は最終的にデータ化された情報を受け取るだけで済みます。
この方式を利用すれば、開封や仕分け、スキャンといった手作業をすべてアウトソースできるため、経理担当者の負担は大幅に軽減されるでしょう。特に請求書の件数が多い大企業や、経理リソースを最小限にしたい企業にとっては非常に有効です。
一方で、フルアウトソーシングに近い仕組みのため、利用料が比較的高めになりやすい点は留意が必要です。
データ化のみをサポートするタイプ
納品書や請求書は自社で受け取り、その後サービス事業者に渡すか、専用ツールを利用してデータ化を行います。サービス側はスキャンやOCR（文字認識）、必要に応じた人力補正を行い、正確なデータを返してくれます。
完全自動化タイプと比べるとコストを抑えやすいのが特徴で、中小企業やスタートアップなどでも導入しやすい形態です。ただし「いったん自社で受け取る」手間は残るため、書類の受領に割ける人員がまったくいない場合には不向きです。あくまで「入力やデータ化の効率化」を求める企業に適した選択肢といえます。
取引先に登録してもらうタイプ
取引先が専用サービスページなどに請求・納品データをアップロードしたり、直接入力したりすることで、、受領企業は最初からデータとして受け取ります。紙の書類を開封・仕分け・スキャンするといった工程が不要となり、確認から承認・支払い処理までを大幅にスピードアップできます。また、専用サービスページへ手入力する場合であれば、OCRを利用する際のような読み取り精度を気にかける必要がなく、アップロードのための帳票作成にかかる工数も削減することができます。
さらに、会計システムやワークフローと連携できるため、日常的な経理業務をシンプルに運用できる点もメリットです。
ただし、この方式を導入するには取引先の協力が欠かせません。相手が小規模企業やデジタル化に消極的な場合はハードルが高いと感じられることもあります。
その際には、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を早められること、郵送コストや印刷作業が不要になることなど、取引先にとっての利点を丁寧に伝えることが重要です。双方にメリットがある仕組みであると理解してもらえれば、協力を得やすくなり、スムーズな導入につながるでしょう。
受け取る納品書・請求書の電子化サービスの選び方
納品書や請求書を電子化するサービスは数多く存在します。選定する際には以下のポイントを押さえて比較することで、自社に最適なサービスが見つけやすくなります。
【おすすめ関連資料】受け取り納品書・請求書の電子化ツール比較表
自社の目的に合っているか
電子化サービスと一口に言っても、提供される機能や仕組みは様々です。導入してから「思っていたのと違う」と気づいても、再契約やデータ移行などのスイッチングコストを考えると、簡単に乗り換えることはできません。そのため、比較検討の前に「自社は何を解決したいのか」を明確にすることが欠かせません。
例えば「処理のスピードを速めたい」「正確性を高めたい」という目的があるなら、取引先にデータを入力してもらうタイプがおすすめです。最初からデータとして受領できるため、業務システムとの連携が容易で、確認から承認・支払いまでの流れを一気に効率化できます。
電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法の改正により、電子化された請求書や納品書を受け取った場合は、電子文書をそのまま保存することが義務付けられました。この際、タイムスタンプなどの履歴が残る方法で授受や保存をする必要があります。
もしタイムスタンプを備えていないサービスを選んでしまうと、改ざん防止のための事務処理規程を作成しなければならず、手間がかかってしまいます。
したがって、最初から法律に対応しているツール・システムを選ぶことをおすすめします。
【関連記事】受け取る請求書を電子化するメリット、義務化要件と効率的な電子保存（管理）方法もあわせてご紹介
既存システムとの連携ができるか
同じ企業内であっても、部署や部門ごとにそれぞれ違うシステムを利用しているというケースはよくあります。納品書・請求書の電子化サービスが、現在使用している会計ソフトや販売管理システムなどとの連携が可能かどうかを確認しましょう。
例えばデータ連携に対応しているサービスであれば、請求データを自動的に会計システムへ取り込むことができ、仕訳などの入力作業を省略することができます。
また、既存の業務フローにスムーズに組み込めるかどうかも重要な選択基準です。特に導入時の連携設定は戸惑うこともあるため、困ったとき迅速に対応してくれるようなサポートがあると安心です。
料金プランは予算に合うか
納品書・請求書の電子化サービスによって料金形態は様々です。主に、定額の料金に加え処理枚数や取引先数などに応じて料金が上乗せされる「定額従量制プラン」と、使用量に関係なく毎月料金が固定されている「定額制プラン」があります。
事前に料金プランを確認し、自社の予算に合うかどうかを見極めましょう。
一度サービスを導入してから変更するのは従業員や取引先に負担がかかるため、無理のない範囲でサービスを選ぶことが大切です。
サポート体制は充実しているか
新しいサービスを運用し始めると、操作方法が分からなかったり、取引先から「どう使えばいいのか」と問い合わせが来たりするなど課題も出てきます。
せっかく導入しても「よく分からない」「従来の方が楽だった」と不満が広がれば、社内に定着せず、効果を発揮できません。特に納品書や請求書のやり取りは取引先との信頼関係にも直結するため、サポート体制は非常に重要なポイントです。
契約する前に、「電話やチャットで相談できるか」「分かりやすいヘルプサイトやマニュアルが用意されているか」「初期設定や運用開始時にどこまでサポートしてくれるか」といった点を確認しておきましょう。
受け取る納品書・請求書の電子化なら「oneplat」
納品書・請求書の電子化サービスの選ぶポイントについては先述しましたが、中でも特に人気が高いのが「oneplat（ワンプラット）」です。oneplatは、取引先に登録してもらうタイプの電子化サービスで、コスト面だけでなくサポート面においても非常に優れています。また、2023年6月に株式会社ジーユーエヌが実施した「18の請求書受領ツールに関する利用満足度調査」では総合トップを獲得しています※。
※参考：PRTIMS「電子帳簿保存法改正とインボイス制度導入で加熱する「請求書受領ツール」市場。利用者満足度、総合トップは「oneplat」が獲得！」
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応済み
oneplatは電子帳簿保存法やインボイス制度に完全対応しています。そのためoneplatを通してお取引先様からの納品・請求データを受け取ることで、法的な要件をクリアするための面倒な手続きや書類管理の手間が大幅に減ります。書類の整理が一気に楽になり、他の業務に集中することができます。
様々な会計システム・販売管理システムと連携可能
oneplatは様々な会計システムや販売管理システムと連携できる点が強みです。
例えば、大量に届く紙の納品書を1枚1枚確認しながらシステムに手入力していませんか。件数が増えると担当者の負担が増え、ミスも増えてしまいます。
しかしoneplatを利用すれば、会計システムや販売管理システム等から、CSVデータをダウンロードし、oneplatに取り込むだけで、自動で納品書・請求書を作成できます。これにより業務がぐんと効率化され、正確性も向上します。
月額33,000円、無償サポート
oneplatは初期費用がかからず、月額33,000円（税込）で利用可能です。処理件数や取引先が増えても追加費用が発生しないため、コストパフォーマンスが高いと言えます。
また、サポートは無料で提供しており、専門スタッフが対応する相談窓口をご利用いただけます。お客様の画面を一緒に確認しながら操作を支援し、電話サポートも月額費用内で丁寧に実施しています。さらに、ご契約者様が取引先にoneplatの導入を依頼する際には、専門スタッフが代わりに説明を行うため、安心してお任せいただけます。
運用する上でのコストやトラブルが心配な方も、oneplatなら安心して利用することができます。
受け取る納品書・請求書の電子化サービスを活用した成功事例
ここからは、oneplatを活用して納品書・請求書の電子化を進めた企業が、どのような課題を解決したのかを具体的にご紹介します。実際の成功事例を通じて、oneplatのメリットをより身近に感じていただければと思います。
月10時間以上の削減｜株式会社ケーユーホールディングス 様
ケーユーホールディングス様では、外注業者から届く納品書を各拠点で基幹システムへ手入力していました。しかし、作業には大きな手間と時間がかかり、さらに請求書との突合せ段階でミスが多発することも課題となっていました。
そこで、納品書と請求書の突合作業そのものをシステム上で自動化できるツールとしてoneplatを導入します。手作業による入力や確認がほぼ不要となり、業務フロー全体がシンプルになったことで、ミスの大幅な削減につながりました。さらに、拠点によっては月に10時間以上の業務削減効果が確認され、経理担当者の負担軽減に大きくつながっています。
毎月段ボール3箱分を電子化｜マッシュビューティーラボ 様
マッシュビューティーラボ様では、毎月段ボール3箱分にもなる納品書や請求書を紙で管理しており、確認や照合作業に1か月あたり約8日分を費やしていました。書類ごとに形式が異なるため、目視での確認が避けられず、ヒューマンエラーのリスクが常に伴っていました。さらに、膨大な紙を保管するスペースや整理にかかる労力も大きな課題でした。
oneplatを導入した結果、納品書と請求書の照合作業が大幅に短縮され、ファイリング作業もほぼ不要に。業務の進捗状況を即座に把握できるようになったことで、業務スピードと正確性の両面で大きな改善が実現しました。
複雑な業務フローもスムーズに対応｜株式会社Ea-quesT 様
株式会社Ea-quesT様は150店舗の飲食店を運営していますが、2つの課題に直面していました。
まず、店舗に対する支払い業務が非常に煩雑で、売上管理やロイヤリティの計算、請求書の作成に多くの手間がかかっていました。また、各店舗に届く納品書の管理も大変で、システムを導入するにしても特殊な業務フローに対応できるかどうかが不安でした。
oneplatを導入した結果、これらの課題は見事に解決されました。特に、フランチャイズ店への請求書管理が大幅に改善されました。
毎月10店舗や15店舗と加盟店が増える中、仕組み作りもサポートしてもらえたことで、非常に助かったとのお声もいただきました。
支払業務の工数を半分以下に｜グラフィック・パッケージング・インターナショナル株式会社 様
グラフィック・パッケージング・インターナショナル株式会社様は、パッケージング材料や紙器、包装機械を扱う企業です。同社では、経理プロセスやその前段階の各作業がシステム間で連携されておらず、すべてが分断されている状態でした。
oneplatを導入した結果、請求書の明細情報（納品書）から仕訳に反映することが可能となり、他のサービスでは実現できなかった高精度な連携が実現しました。支払日の確認作業など一部の手作業は残っていますが、入力作業はほとんど自動化されました。
結果的に、これまで2日以上かかっていた作業が、oneplatの導入により50%以上の工数削減が実現しました。
▶グラフィック・パッケージング・インターナショナル株式会社様の事例詳細はこちら
手厚いサポートでトラブル回避｜梨湖フーズ株式会社 様
梨湖フーズ株式会社様は、焼肉料理店や軽食喫茶店を経営しています。以前は請求書や領収書を一つひとつ手で打ち込んで対応しており、とにかく紙の書類が多くて煩雑でした。この状況をなんとか改善しようと、複数の経理DX系サービスを比較検討しました。
その中でoneplatを選んだ理由は、取引先への協力交渉やデータ連携の支援など、特にサポートが充実していた点です。oneplatの専門スタッフが自社の代わりに取引先や仕入先へ丁寧に説明してくれるため、トラブルを起こすことなく順調に進めることができています。
2つの会計システムを統合へ｜株式会社SMILE SOL 様
株式会社SMILE SOL様は、飲食業を営む「株式会社SMILE SOL」と、仕入れ代行や業務委託を行う「株式会社SMILE INNOVATION」という2つの会社を運営しています。この2社で異なる会計システムを使用しており、経理作業を2社分行うという非常に特殊な状態でした。
特に、株式会社SMILE INNOVATIONの会計システムは受発注システムと連携されておらず、手作業での入力が必要でした。このため、作業が煩雑でミスも起こりやすく、データ連携の改善が急務となっていました。
しかし、既存のサービスでは対応が難しく、最低でも2〜3個のサービスを組み合わせなければならないと考えていました。
そこで、様々なシステムと連携可能なoneplatを導入したところ、2つの会計システムを一元化することができ、入力作業の手間が大幅に削減されました。
42社以上が導入へ｜株式会社ピーアールセンター 様
ピーアールセンター様は電子帳簿保存法への対応を検討していたところ、既にoneplatを利用していた企業から紹介され、採用を決定しました。
ただし、導入にあたっては「取引先に協力してもらえるだろうか」という懸念がありました。取引先の多くは個人事業主で、ご高齢の方も含まれていたためです。
しかしoneplatは取引先への案内を代行し、操作もシンプルに設計されているため、スムーズな移行が実現しました。結果として、取引先63社に案内したうち42社以上が賛同し、請求書の確認業務が大幅に簡素化されました。
最新の法律に準拠した形でやり取りできることに加えて、金額の相違を早期に把握できるようになり、トラブル防止や処理の効率化にもつながっています。
まとめ
本記事では、納品書・請求書の電子化サービスを導入した事例をご紹介しました。受け取る紙の納品書・請求書を電子化することで、経理業務の効率化やペーパーレス化につながります。
納品書・請求書の電子化サービスは市場に数多く提供されているため、電子帳簿保存法への対応、既存システムとの連携姓、費用などの要件から自社に適したものを選ぶことが大切です。
oneplatは、電子帳簿保存法への対応、システム連携、コスト面といった優れた特長を持ち、様々な業種や業態に対応可能です。経理業務プロセスを効率化するために、ぜひoneplatの導入をご検討ください。
